Oomi Oy:s personalregister

Med denna sekretesspolicy ges de registrerade, det vill säga den personuppgiftsansvariges personal, och den övervakande myndigheten information som dataskyddslagstiftningen kräver om hur och varför Oomi Oy behandlar personuppgifter om sin personal.

1 Personuppgiftsansvarig

Oomi Oy
FO-nummer: 3101315-4
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Webbplats: www.oomi.fi

2 Kontaktpersoner i registerärenden och deras kontaktuppgifter

Ansvarig person för registret
Mervi Suorsa
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Besöksadress: Peltolavägen 27, 01300 Vanda

Dataskyddsombud
Tuija Rouhiainen
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Besöksadress: Peltolavägen 27, 01300 Vanda

Frågor om dataskydd
tietosuoja@oomi.fi

3 Registrets namn

Oomi Oy:s personalregister (Personalregistret)

4 Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Den främsta grunden för personuppgiftsbehandlingen är de arbetsgivarskyldigheter som ställs på den personuppgiftsansvarige i lagstiftningen och de rättigheter som tillskrivs arbetstagaren. För att uppfylla sina lagstadgade skyldigheter och verkställa arbetsavtalen kan Oomi Oy i egenskap av arbetsgivare behandla personuppgifter om sina anställda till exempel i följande sammanhang:

vid åtgärder när anställningsförhållandet inleds, såsom utarbetande av arbets- och sekretessavtal
vid åtgärder när anställningsförhållandet slutar, såsom utarbetande av arbetsintyg
vid åtgärder i anknytning till frånvaro, såsom arbetsintyg, FPA-ansökningar och avtal om studieledighet
vid förverkligande av rätten att leda arbetet
vid betalning av löner och andra förmåner
vid skötsel av pensions- och skatteärenden
vid uppföljning av arbetstiden
vid hantering av semestrar
vid genomförande av företagshälsovården
vid åtgärder i anknytning till arbetarskydd
vid bokningar och betalning av reseersättningar för arbetsresor
vid tecknande av försäkringar
vid skötsel av lagstadgade försäkringar.

I övrigt är grunden för behandlingen av personuppgifter om de anställda Oomi Oy:s berättigade intressen i anknytning till upprätthållandet och utvecklingen av anställningsförhållandena. På denna grund kan personuppgifterna behandlas exempelvis i följande sammanhang:

vid åtgärder för övervakning och bedömning av arbetsprestationer
vid hantering av behörigheter och koder
vid intern rapportering, såsom statistik och bevarande av historik (inklusive fotografier).

Oomi Oy:s berättigade intresse anknyter till Oomi Oy:s roll som arbetsgivare samt granskningen och utvecklingen av dess affärsverksamhet. Oomi Oy:s berättigade intresse kan även anknyta till fysisk säkerhet eller datasäkerhet eller Oomi Oy:s behov att skydda sina rättigheter och sin egendom.

5 Datainnehåll i registret

I anknytning till Personalregistret kan uppgifter om registrerade personer behandlas:

basuppgifter om den registrerade (såsom namn, födelsedatum, personbeteckning, adressuppgifter, kön)
uppgifter om användning av system
kontaktuppgifter (såsom adressuppgifter, telefonnummer och e-postadress, namn på och telefonnummer till närmaste anhörig)
uppgifter om lönebetalning (såsom uppgifter om lön, arbetstid, anställningsförhållande och frånvaro samt uppgifter om skattekort och bankkonto)
uppgifter om arbetsförmåga (såsom uppgifter om frånvaro)
uppgifter som behövs för telefonväxeln (såsom namn, telefonnummer, titel)
uppgifter om anställningsförmåner (såsom namn, e-postadress, telefonnummer)
fotografier och videor (utan personliga kännetecken)
uppgifter om arbetstidsuppföljning och passerkontroll (såsom namn, arbetstidsstämplingar, in- och utgångar, kameraövervakning)
basuppgifter som behövs för personalundersökningar (namn, e-postadress, organisationsuppgifter)
eventuella andra uppgifter som samlats in separat med den registrerades samtycke.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter om den registrerade fås regelmässigt av den registrerade själv när hen anställs hos Oomi Oy, när den registrerade använder Oomi Oy:s personaltjänster eller vid uppkomsten av någon annan saklig anknytning mellan Oomi Oy och den registrerade (till exempel pensionärer och styrelseledamöter).

Personuppgifter kan samlas in och uppdateras även via myndigheter och andra tredje parter inom ramarna för tillämplig lagstiftning för de ändamål som beskrivs i denna sekretesspolicy.

7 Regelmässigt utlämnande av personuppgifter och överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Personuppgifter kan lämnas ut för de ändamål som beskrivs i denna sekretesspolicy och i enlighet med gällande lagstiftning och myndigheternas bestämmelser.

Tredje parter som producerar tjänster inom personalförvaltning till Oomi Oy kan även ha tillgång till uppgifterna. Genom avtal säkerställer Oomi Oy att dessa aktörer inte behandlar personuppgifterna på något annat sätt än vad som beskrivs i Oomi Oy:s anvisningar och denna sekretesspolicy.

Oomi Oy överför inte uppgifter till länder utanför EU och EES.

8 Uppgifternas förvaringstid

Uppgifterna sparas endast så länge som det är nödvändigt för att syftena som fastställs i denna sekretesspolicy ska uppfyllas. Efter det raderas uppgifterna, förutom om vi enligt de rättigheter och skyldigheter som grundar sig på lagstiftning eller parternas avtal är skyldiga att förvara uppgifterna.

9 Principer för skydd av registret

Personuppgifterna skyddas på rimliga sätt som är allmänt godtagbara inom branschen, till exempel passerkort, utbildning, brandväggar och lösenord.

Endast identifierade anställda hos den personuppgiftsansvarige eller hos företag som arbetar på uppdrag av eller för dennes räkning har tillträde till personuppgifterna som behandlas i Personalregistret i enlighet med de behörigheter som Oomi Oy har beviljat. Oomi Oy beaktar tillämplig lagstiftning och myndigheternas bestämmelser för att säkerställa konfidentiell behandling av personuppgifterna.

10 Den registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om hen som har sparats i Personalregistret. Förfrågningar om kontroll ska skickas per e-post till HR@ensin.fi eller lämnas in personligen på ett av Oomis verksamhetsställen.

Rätt att motsätta sig behandlingen av personuppgifter

Den registrerade har rätt att av skäl som hänför sig till hens specifika situation motsätta sig profilering och andra behandlingsåtgärder som riktas till hen och som den personuppgiftsansvarige riktar till den registrerades personuppgifter, till den del som grunden för uppgiftsbehandlingen är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. I samband med kravet ska den registrerade förklara den specifika situation som ligger till grund för att hen motsätter sig behandlingen. Den personuppgiftsansvarige kan neka till att genomföra förfrågan om motsättande på grunder som föreskrivs i lag.

Rätt att kräva korrigering eller radering av uppgifter, eller begränsning av behandlingen

Den registrerade har rätt att kräva att Oomi Oy korrigerar, raderar eller kompletterar personuppgifter i registret som med tanke på uppgiftsbehandlingens syfte är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade.

Den registrerade har även rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av hens personuppgifter, till exempel medan den registrerade väntar på den personuppgiftsansvariges svar på hens förfrågan om korrigering eller radering av uppgifter om hen.

Den registrerade ansvarar själv för att de uppgifter som hen lämnar är korrekta. Den registrerade ska meddela om det sker förändringar i uppgifterna som hen har lämnat.

Rätt att återkalla samtycke

Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att återkalla sitt samtycke genom att informera Oomi Oy om det.

Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

När det gäller uppgifter som den registrerade själv har lämnat till registret och som behandlas för att uppfylla avtalet mellan den registrerade och Oomi Oy eller med stöd av den registrerades samtycke, har den registrerade i regel rätt att få uppgifterna i maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.

11 Lämna in klagomål till den övervakande tillsynsmyndigheten

Om den registrerade anser att personuppgiftsbehandlingen bryter mot tillämplig lagstiftning eller att hens lagstadgade rättigheter har åsidosatts kan hen lämna in ett klagomål om detta till behörig dataskyddsmyndighet. I Finland övervakas lagenligheten hos behandlingen av personuppgifter av dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på www.tietosuoja.fi/sv.

12 Ändring av sekretesspolicyn

Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera denna sekretesspolicy. Den aktuella sekretesspolicyn finns på vår webbplats oomi.fi/sv/sekretesspolicyer/personalregister.

4.5.2020