Oomi Oy:n henkilöstörekisteri

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän henkilöstölle sekä valvovalle viranomaiselle siitä, miten ja miksi Oomi Oy käsittelee henkilöstönsä henkilötietoja.

1 Rekisterinpitäjä

Oomi Oy
Y-tunnus: 3101315-4
Postiosoite: Teknobulevardi 7, 01530 Vantaa
Verkkosivut: oomi.fi

2 Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaava
Mervi Rastinniemi

Tietosuojavastaava
Olli Turpeinen

Tietosuojakyselyt
Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi

3 Rekisterin nimi

Oomi Oy:n henkilöstörekisteri (”Henkilöstörekisteri”)

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena ovat rekisterinpitäjälle lainsäädännössä asetetut työnantajavelvoitteet ja työntekijälle asetetut oikeudet. Työnantajana Oomi Oy voi lakisääteisten velvoitteidensa täyttämiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi käsitellä työntekijöidensä henkilötietoja esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:

työsuhteen alkamiseen liittyvät toimenpiteet, kuten työsopimuksen ja salassapitosopimuksen laatiminen
työsuhteen päättymiseen liittyvät toimenpiteet, kuten työtodistuksen laatiminen
poissaoloihin liittyvät toimenpiteet, kuten työsuhdetodistukset, Kela-hakemukset ja opintovapaasopimukset
työnjohto-oikeuden toteuttaminen
palkan ja muiden etuuksien maksaminen (esim. lounasetu)
eläke- ja veroasioiden hoitaminen
työajan seuranta
lomien hallinnointi
työterveyshuollon toteuttaminen
työkyvyn ylläpitoon liittyvät toimenpiteet
työturvallisuuteen liittyvät toimenpiteet
työmatkoihin liittyvät varaukset ja matkakorvausten maksaminen
vakuutusten ottaminen
lakisääteisten vakuutusten hoitaminen.

Muilta osin työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat työsuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvät Oomi Oy:n oikeutetut edut. Henkilötietoja voidaan käsitellä tällä perusteella esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:

työsuoritusten valvontaan ja arviointiin liittyvät toimet
käyttöoikeuksien ja tunnusten hallinta
sisäinen raportointi, kuten tilastot ja historiatiedon säilyttäminen (mukaan lukien valokuvat)
erilaiset kyselyt (työilmapiiri, ilmoittautumiset jne.)
Videot, podcastit, Teams-tallenteet.

Oomi Oy:n oikeutettu etu liittyy Oomi Oy:n rooliin työnantajana sekä sen liiketoiminnan tarkasteluun ja kehittämiseen. Oomi Oy:n oikeutettu etu voi myös liittyä fyysiseen turvallisuuteen tai tietoturvallisuuteen tai Oomi Oy:n tarpeeseen suojata oikeuksiaan ja omaisuuttaan.

5 Rekisterin tietosisältö

Henkilöstörekisterin yhteydessä voidaan käsitellä rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, syntymäaika, henkilötunnus, osoitetiedot, sukupuoli)
järjestelmien käyttöön liittyvät tiedot
yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, lähiomaisen nimi ja puhelinnumero)
palkanmaksuun liittyvät tiedot (kuten palkka-, työaika-, työsuhde- ja poissaolotiedot sekä verokorttiin ja pankkitiliin liittyvät tiedot)
työkykyyn liittyvät tiedot (kuten sairauspoissaolotiedot)
työsuhde-etuihin liittyvät tiedot (kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero)
valokuvat ja videot (ilman henkilötunnistetta)
työajanseurantaan ja kulunvalvontaan liittyvät tiedot (kuten nimi, työaikaleimaukset, kulkureitit, kameravalvonta)
henkilöstötutkimukseen ja muihin kyselyihin tarvittavat perustiedot (nimi, sähköposti, organisaatiotiedot)
mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa Oomi Oy:n työntekijäksi, rekisteröidyn käyttäessä Oomi Oy:n henkilöstöpalveluja tai muun asiallisen yhteyden syntyessä Oomi Oy:n ja rekisteröidyn välille (esim. eläkeläiset, hallituksen jäsenet).

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilöstöhallintoon liittyviä palveluita Oomi Oy:lle tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa myös olla pääsy tietoihin. Oomi Oy huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Oomi Oy:n ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Oomi Oy siirtää rajatusti tietoja EU:n / ETA:n alueen ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-U.S. DPF tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

8 Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy Henkilöstörekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Oomi Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Oomi Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Henkilöstörekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää Oomin Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein. Vastustuspyyntö tulee lähettää Oomin Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Oomi Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia. Oikaisemis-, postamis- tai käsittelyn rajoittamispyyntö tulee lähettää Oomin Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Oomi Oy:lle. Suostumuksen peruuttamispyyntö tulee lähettää Oomin Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn ja Oomi Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tulee lähettää Oomin Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi

11 Valituksen tekeminen valvovalle valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvoo tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: tietosuoja.fi.

12 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasainen tietosuojaseloste löytyy verkkosivuiltamme osoitteesta oomi.fi/hr-tietosuojaseloste.

5.9.2024