Oomi Oy:n henkilöstörekisteri

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän henkilöstölle sekä valvovalle viranomaiselle siitä, miten ja miksi Oomi Oy käsittelee henkilöstönsä henkilötietoja. 

  1. Rekisterinpitäjä 

Oomi Oy 

Y-tunnus: 3101315-4 

Postiosoite: Teknobulevardi 7, 01530 Vantaa 

Verkkosivut: www.oomi.fi 

  1. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot 

Rekisteristä vastaava 

Mervi Rastinniemi 

Tietosuojavastaava 

Olli Turpeinen 

Tietosuojakyselyt 

Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi 

  1. Rekisterin nimi  

Oomi Oy:n henkilöstörekisteri (”Henkilöstörekisteri”) 

  

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste  

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena ovat rekisterinpitäjälle lainsäädännössä asetetut työnantajavelvoitteet ja työntekijälle asetetut oikeudet. Työnantajana Oomi Oy voi lakisääteisten velvoitteidensa täyttämiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi käsitellä työntekijöidensä henkilötietoja esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:  

  • työsuhteen alkamiseen liittyvät toimenpiteet, kuten työsopimuksen ja salassapitosopimuksen laatiminen  
  • työsuhteen päättymiseen liittyvät toimenpiteet, kuten työtodistuksen laatiminen  
  • poissaoloihin liittyvät toimenpiteet, kuten työsuhdetodistukset, Kela-hakemukset ja opintovapaasopimukset  
  • työnjohto-oikeuden toteuttaminen  
  • palkan ja muiden etuuksien maksaminen (esim. lounasetu)  
  • eläke- ja veroasioiden hoitaminen  
  • työajan seuranta  
  • lomien hallinnointi  
  • työterveyshuollon toteuttaminen  
  • työkyvyn ylläpitoon liittyvät toimenpiteet 
  • työturvallisuuteen liittyvät toimenpiteet  
  • työmatkoihin liittyvät varaukset ja matkakorvausten maksaminen  
  • vakuutusten ottaminen  
  • lakisääteisten vakuutusten hoitaminen.  

Muilta osin työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat työsuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvät Oomi Oy:n oikeutetut edut. Henkilötietoja voidaan käsitellä tällä perusteella esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä: 

  • työsuoritusten valvontaan ja arviointiin liittyvät toimet 
  • käyttöoikeuksien ja tunnusten hallinta 
  • sisäinen raportointi, kuten tilastot ja historiatiedon säilyttäminen (mukaan lukien valokuvat). 

Oomi Oy:n oikeutettu etu liittyy Oomi Oy:n rooliin työnantajana sekä sen liiketoiminnan tarkasteluun ja kehittämiseen. Oomi Oy:n oikeutettu etu voi myös liittyä fyysiseen turvallisuuteen tai tietoturvallisuuteen tai Oomi Oy:n tarpeeseen suojata oikeuksiaan ja omaisuuttaan. 

  1. Rekisterin tietosisältö  

Henkilöstörekisterin yhteydessä voidaan käsitellä rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:  

  • perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, syntymäaika, henkilötunnus, osoitetiedot, sukupuoli)  
  • järjestelmien käyttöön liittyvät tiedot  
  • yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, lähiomaisen nimi ja puhelinnumero) 
  • palkanmaksuun liittyvät tiedot (kuten palkka-, työaika-, työsuhde- ja poissaolotiedot sekä verokorttiin ja pankkitiliin liittyvät tiedot)  
  • työkykyyn liittyvät tiedot (kuten sairauspoissaolotiedot)  
  • puhelinvaihteeseen tarvittavat tiedot (kuten nimi, puhelinnumero, tehtävänimike)   
  • työsuhde-etuihin liittyvät tiedot (kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero)  
  • valokuvat ja videot (ilman henkilötunnistetta)  
  • työajanseurantaan ja kulunvalvontaan liittyvät tiedot (kuten nimi, työaikaleimaukset, kulkureitit, kameravalvonta)  
  • henkilöstötutkimukseen tarvittavat perustiedot (nimi, sähköposti, organisaatiotiedot)  
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.  

  

  1. Säännönmukaiset tietolähteet  

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa Oomi Oy:n työntekijäksi, rekisteröidyn käyttäessä Oomi Oy:n henkilöstöpalveluja tai muun asiallisen yhteyden syntyessä Oomi Oy:n ja rekisteröidyn välille (esim. eläkeläiset, hallituksen jäsenet).  

  

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.   

  

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle  

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten ja velvoittamissa rajoissa.   

Henkilöstöhallintoon liittyviä palveluita Oomi Oy:lle tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa myös olla pääsy tietoihin. Oomi Oy huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Oomi Oy:n ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Oomi Oy siirtää rajatusti tietoja EU:n / ETA:n alueen ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-U.S. DPF tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. 

  1. Tietojen säilytysaika  

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.   

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet  

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.   

  

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy Henkilöstörekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Oomi Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Oomi Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.   

  1. Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Henkilöstörekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää Oomin  Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi 

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä 

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein. Vastustuspyyntö tulee lähettää Oomin  Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi 

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Oomi Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. 

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. 

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia. Oikaisemis-, postamis- tai käsittelyn rajoittamispyyntö tulee lähettää Oomin  Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi 

Oikeus peruuttaa suostumus 

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Oomi Oy:lle. Suostumuksen peruuttamispyyntö tulee lähettää Oomin  Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi.  

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn ja Oomi Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tulee lähettää Oomin  Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi 

  1. Valituksen tekeminen valvovalle valvontaviranomaiselle  

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvoo tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.   

  1. Tietosuojaselosteen muuttaminen   

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasainen tietosuojaseloste löytyy verkkosivuiltamme osoitteesta www.oomi.fi/hr-tietosuojaseloste. 

13.2.2024