10 pointtia työsuhdepolkupyörien kilpailutukseen
Työsuhdepolkupyörien kilpailuttamiseen vaikuttavat useat tekijät sekä työnantajan että työntekijän näkökulmasta. Kokosimme kymmenen pointtia, jotka huomioimalla saa kilpailutuksen oikeille urille ja pyörät pyörimään.
Yhä useampi työntekijä on viime vuosina voinut laittaa vanhan konkelinsa kiertoon ja polkea töihin uudenkarhealla työsuhdepolkupyörällä. Edun suosion myötä on kasvanut myös palveluntarjoajien määrä. Kuinka löytää se oikea palveluntarjoaja kaikkien ehdokkaiden joukosta?
– Kun kunta, kaupunki tai muu julkisen sektorin toimija lähtee kilpailuttamaan työsuhdepolkupyöräetua, kannattaa tarjouspyyntöä tehtäessä laittaa kustannusten lisäksi painoarvoa palvelun laatuun ja kattavuuteen. Myös vakuutusehtojen sisältöä ja hankintakanavien laajuutta on hyvä tarkastella suurennuslasilla, vinkkaa Oomin asiakkuuspäällikkö Matti Kahikko.
Työsuhdepolkupyörien palveluntarjoajana Oomi on kehittänyt palvelupakettiaan mahdollisimman kattavaksi. Kahikko kollegoineen on koonnut kymmenen pointtia, jotka huomioimalla on mahdollista trimmata tarjouspyyntö teräväksi ja välttää mahdolliset sudenkuopat. Kymmenen huomioitavaa kohtaa ovat: toimistomaksu, leasing-sopimuksen pituus, lunastuksen palautus, vakuutus, hankintakanavat, huolto, asiakaspalvelu, rahoitus, sopimus, ohjeistus ja laskutus sekä hallintaportaali.
1.Toimistomaksu
Toimistomaksu on työnantajan osuus työsuhdepolkupyöräpalvelun kustannuksista silloin, kun verotusarvo (leasing-maksu) vähennetään työntekijän palkasta. Maksu vaihtelee palveluntarjoajasta riippuen 0–20 euron välillä.
Toimistomaksu on tärkeä osa palvelua, mutta se ei kerro kaikkea palvelun sisällöstä. Yleensä käytännössä mitä pienempi toimistomaksu on, sitä rajoittuneempi pyörätarjonta tai työntekijän säästöt yleensä ovat. Jos julkisen sektorin toimija hakee mahdollisimman pientä toimistomaksua, on hyvä kuitenkin vaatia laajaa kumppaniliikeverkostoa, jotta työntekijän valinnanvara säilyy.
2. Leasing-sopimuksen pituus
Työsuhdepolkupyöristä tehtävät leasing-sopimukset vaihtelevat yleensä 6–60 kuukauden välillä. Mitä arvokkaampi pyörä, sitä pidempi sopimus.
Tarjouspyynnössä ei kannata rajoittaa pyörän maksimihintaa, sillä monet työntekijät haluavat hankkia peruspyörää arvokkaamman sähköpyörän. Onkin suositeltavaa mainita tarjouspyynnössä haluttu sopimusaika, jolloin palveluntarjoajat ilmoittavat, mikä heidän palvelussaan on pyörän maksimihinta.
3. Lunastus ja palautus sopimuksen lopussa tai kesken sopimuksen
Suurimmalla osalla palveluntarjoajista työntekijä voi lunastaa pyörän itselleen sopimuksen lopussa yhdestä viiteen prosentilla hankintahinnasta. Pyörää ei ole kuitenkaan pakko lunastaa itselleen, vaan sen voi monilla palveluntarjoajilla palauttaa ilmaiseksi.
Pyörän palautusmahdollisuus kesken sopimuskauden on tärkeä osa riskinhallintaa, koska työnantaja on aina viime kädessä vastuussa työsuhdepyöristä. Palautuksen hinnan tulisi olla kohtuullinen ja työntekijän tiedossa ennen leasingsopimuksen solmimista. Palautusmahdollisuus madaltaa työntekijän kynnystä ottaa etu käyttöön ja estää pyörien jäämisen työnantajan vastuulle.
4. Vakuutus
On palveluntarjoajan vastuulla vakuuttaa työsuhdepolkupyörä, koska omistus säilyy heillä sopimuksen loppuun saakka. Työsuhdepyörän vakuutusmaksu sisältyy työntekijän 100 euron kuukausittaiseen verotusarvoon.
Laadukas vakuutus vähentää työnantajan hallinnointityötä ja lisää työntekijän tyytyväisyyttä. Omavastuun sijaan olisi hyvä kilpailuttaa vakuutuksen sisältö. Kattava vakuutus on voimassa myös ulkomailla, ei sisällä ikävähennystä eikä edellytä tiettyjä lukkotyyppejä, avainten rekisteröintiä tai määritä lukitsemistapaa. Vahinkojen varalta vakuutukseen olisi hyvä sisältyä sijaispyörämahdollisuus, koska uuden pyörän toimittamiseen voi kulua useita kuukausia.
5. Hankintakanavat
Tarjouspyynnössä on suositeltavaa vaatia palveluntarjoajalta laajaa kumppaniliikeverkostoa, jossa liikkeiden taustat on varmistettu. Vain siten palveluntarjoaja voi taata ja seurata asiakaspalvelun laatua.
Vaikka palveluntarjoaja huolehtii asiakaspalvelusta, työntekijöiden kokema huono palvelu vuotaa kunnan henkilöstöhallintoon.
6. Huolto
Huoltoa ei kannata sisällyttää jokaiseen pyöräsopimukseen, koska osa työntekijöistä haluaa itse huoltaa pyörän. Tarjouspyynnössä onkin suositeltavaa vaatia mahdollisuutta työntekijän itse valita huoltobudjetti. Silloin työntekijälle jää vapaus huollattaa pyörä ulkopuolisella taholla tai tehdä huolto itse.
7. Asiakaspalvelu
Korkeatasoinen asiakaspalvelu helpottaa merkittävästi työnantajan työsuhdepyöräedun hallinnointia ja pitää työntekijät tyytyväisenä. Siksi tarjouspyynnössä olisi hyvä vaatia asiakaspalvelun NPS-tiedot edellisen puolen vuoden osalta.
Laadun takaamiseksi tarjouspyynnössä voi edellyttää suomen- ja englanninkielistä asiakaspalvelua arkisin vähintään kuusi tuntia päivässä. Monipuoliset kanavat varmistavat palvelun sujuvuuden: infotilaisuus edun alussa, ohjemateriaalit, asiakastukisivut, live-chat, sähköposti- ja puhelinpalvelu.
8. Rahoitus
Yleensä rahoitus hoituu palveluntarjoajan tai rahoitusyhtiön kautta. Jos rahoitus järjestetään rahoitusyhtiön kautta, on hyvä varmistaa, etteivät ehdot ole ristiriidassa palvelun tai tarjouspyynnön kanssa.
Hallinnoinnin helppouden kannalta olisi tärkeää, että palveluntarjoaja rahoittaisi pyörät itse eikä sopimus sisältäisi kolmannen osapuolen ehtoja.
9. Sopimus, ohjeistus ja laskutus
Palveluntarjoaja ja työnantaja solmivat työsuhdepolkupyöräpalvelusta puitesopimuksen, jolloin työntekijöiden kanssa ei tarvitse tehdä erillisiä sopimuksia. Selkeät ehdot sisältävä työsuhdepyöräohje tulee työntekijälle hyväksyttäväksi. Ohjeesta käy ymmärrettävästi ilmi palvelun toimintamalli ja työntekijän vastuut. Hyväksyessään ohjeen työntekijä sitoutuu noudattamaan työnantajan määrittelemiä ehtoja.
Työsuhdepyöräetu käynnistyy, kun työntekijä vastaanottaa pyörän. Tällä varmistetaan se, että vakuutus on voimassa ja ettei työntekijä maksa käyttämättömistä päivistä. Palveluntarjoajat laskuttavat pyörät kerran kuukaudessa koontilaskulla.
10. Hallintaportaali
Tarjouspyynnössä on hyvä varmistaa, että palveluntarjoaja pystyy tarjoamaan digitaalisen hallintaportaalin sekä työnantajan että työntekijöiden asiointikanavaksi. Työnantajan on saatava ladattua tilinpäätöstä ja palkkahallintoa varten tietoturvallisesti kaikki tarpeelliset raportit, kuten voimassaolevat, alkaneet ja päättyneet sopimukset. Portaalin kautta palveluntarjoaja näkee, että työntekijä on rekisteröitynyt ja oikeutettu etuuteen.
